Tư vấn lập hồ sơ xuất khẩu theo quy định EUDR

1. EUDR – Rào cản kỹ thuật mới nhưng bắt buộc cho hàng hóa vào EU

Từ cuối năm 2024, Quy định EUDR (EU Deforestation Regulation) sẽ chính thức có hiệu lực. Đây là một trong những hàng rào kỹ thuật mới của Liên minh châu Âu nhằm chống nạn phá rừng toàn cầu. Theo đó, các doanh nghiệp xuất khẩu các sản phẩm liên quan đến nông – lâm nghiệp như cà phê, ca cao, cao su, đậu nành, gỗ, dầu cọ… phải chứng minh được rằng sản phẩm của họ không liên quan đến phá rừng sau ngày 31/12/2020.

Để làm được điều này, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hồ sơ truy xuất nguồn gốc, khai báo tuyên bố "Due Diligence", cung cấp tọa độ địa lý vùng trồng và lưu trữ hồ sơ minh chứng về chuỗi cung ứng minh bạch.

2. Nhà xuất khẩu cần gì? – Giải pháp chính là dịch vụ tư vấn lập hồ sơ EUDR

Đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị vừa và nhỏ, yêu cầu của EUDR là một bài toán phức tạp về kỹ thuật, pháp lý và truy xuất công nghệ. Trong đó, khó khăn điển hình bao gồm:

Không biết bắt đầu từ đâu để xây dựng hồ sơ đúng chuẩn.
Thiếu kỹ năng thu thập tọa độ GPS, dữ liệu vệ tinh, bản đồ rừng.
Không rõ cần lưu trữ những loại chứng từ, hợp đồng, bằng chứng gì.
Chưa hiểu về quy trình thực hiện “due diligence” đầy đủ theo EUDR.
Sợ rủi ro khi bị từ chối hàng, bị trả về hoặc bị phạt vì vi phạm.

3. Các bước triển khai dịch vụ của VITEST

Với vai trò là tổ chức tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật uy tín, VITEST xây dựng lộ trình hỗ trợ doanh nghiệp theo 6 bước chuẩn hóa và logic, đảm bảo đáp ứng toàn diện các yêu cầu của EUDR:

BƯỚC 1. Khảo sát và đánh giá ban đầu

Tiếp nhận thông tin từ doanh nghiệp: sản phẩm, thị trường xuất khẩu, chuỗi cung ứng hiện tại.
Phân tích mức độ rủi ro liên quan đến phá rừng của vùng nguyên liệu.
Đánh giá sơ bộ hiện trạng hồ sơ truy xuất và hệ thống dữ liệu nội bộ.

- Kết quả: Báo cáo đánh giá hiện trạng & kế hoạch hành động sơ bộ.

BƯỚC 2. Thu thập và xử lý dữ liệu vùng trồng

Xác định chính xác tọa độ địa lý vùng nguyên liệu (GPS).
Hỗ trợ lập bản đồ vùng trồng, so sánh với dữ liệu rừng toàn cầu trước và sau ngày 31/12/2020.
Phân tích ảnh vệ tinh, dữ liệu viễn thám (nếu cần) để minh chứng không phá rừng.
Tư vấn lựa chọn nền tảng công nghệ lưu trữ và quản lý tọa độ hợp lệ (GIS, blockchain, v.v.).

- Kết quả: Bộ dữ liệu tọa độ vùng trồng & bản đồ vùng nguyên liệu chuẩn EUDR.

BƯỚC 3. Hướng dẫn xây dựng hồ sơ truy xuất nguồn gốc

Chuẩn hóa chuỗi cung ứng: từ vùng nguyên liệu – sơ chế – đóng gói – vận chuyển.
Xây dựng hệ thống minh chứng truy xuất (hợp đồng, hóa đơn, chứng nhận, nhật ký canh tác...).
Tư vấn kết nối với các nền tảng truy xuất nguồn gốc số hóa nếu cần.

- Kết quả: Hồ sơ truy xuất chuẩn EUDR theo từng lô hàng hoặc chu kỳ sản xuất.

BƯỚC 4. Đào tạo và hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ “Due Diligence”

Giải thích chi tiết 3 nội dung bắt buộc của quy trình “thẩm tra hợp lý”:
1. Thu thập thông tin
2. Đánh giá rủi ro
3. Giảm thiểu rủi ro
Hướng dẫn khai báo trên hệ thống của EU (EU Information System).
Lập kế hoạch kiểm tra định kỳ và đánh giá nội bộ theo từng lô hàng.

- Kết quả: Tài liệu "Due Diligence Statement" & quy trình nội bộ duy trì EUDR.

BƯỚC 5. Giám sát, cập nhật và hỗ trợ duy trì hồ sơ

Hướng dẫn doanh nghiệp cách lưu trữ hồ sơ truy xuất trong thời gian tối thiểu 5 năm.
Cập nhật thông tin định kỳ nếu có thay đổi vùng trồng, nhà cung cấp, chuỗi cung ứng.
Hỗ trợ xử lý các tình huống rủi ro: bị từ chối hồ sơ, kiểm tra từ EU, điều tra truy xuất…

- Kết quả: Hệ thống duy trì hồ sơ đầy đủ, đúng luật, sẵn sàng kiểm tra.

BƯỚC 6. Hỗ trợ truyền thông và thương hiệu xuất khẩu bền vững

Tư vấn thiết kế nhãn chứng nhận hoặc QR code truy xuất vùng trồng.
Hỗ trợ truyền thông "xanh", xây dựng hồ sơ chứng minh trách nhiệm môi trường với EU.
Kết nối với các đối tác, nhà nhập khẩu châu Âu tin cậy qua mạng lưới thương mại sạch.

- Kết quả: Hình ảnh thương hiệu vững mạnh và đáng tin cậy trong chuỗi cung ứng toàn cầu.

4. Vì sao lựa chọn dịch vụ tư vấn của ViTEST:

Xây dựng bộ hồ sơ truy xuất nguồn gốc đầy đủ và hợp lệ.
Thiết kế quy trình thu thập dữ liệu theo chuẩn EUDR.
Hướng dẫn hoặc trực tiếp thực hiện việc khai báo "Due Diligence" trên hệ thống EU.
Hỗ trợ cập nhật thông tin định kỳ và duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ hiệu quả.